VNSG Magazine Maart 2015 - page 7

Data-analyse wordt volwassen
P-Direkt is een belangrijke bron van personeelsinformatie voor de
Rijksoverheid. Alle ministeries (behalve Defensie) maken er gebruik
van. Cor van der Krogt, verantwoordelijk voor new business bij
P-Direkt: “Over informatievoorziening voeren wij het gesprek met de
ministeries. We worden gevoed door onder meer de ‘Veranderagenda
Rijk’ en het ‘ICOP Jaarplan’. Kerndoelen? Een wendbare organisatie,
duurzaam inzetbare medewerkers en slagvaardigheid door te sturen
op feiten.”
Volgens Hof en van der Krogt moet P-Direkt aansluiten bij wat er
centraal voor het Rijk gepland staat en wat er decentraal bij de
ministeries speelt. Niet alleen als leverancier van informatie, ook
als businesspartner die ondersteunt en meedenkt. Om die rol te
kunnen vervullen moet er worden geïnvesteerd in functionaliteit,
gebruikersondersteuning en trainingen van eindgebruikers, de
organisatie van informatievoorziening en relaties met eindgebruikers.
Hof motiveert: “P-Direkt is de betrouwbare bron. Die kan verrijkt
worden met gegevens over productie, kosten, kennis, ervaring en
ambities van medewerkers. Dat moeten we samen met de ministeries
organiseren.” Ook de aanpak naar gebruikersgroepen (zie kader) is
een belangrijke stap in de goede richting gebleken en maakt duidelijk
dat ‘de gebruiker’ niet bestaat. De rijksambtenaar is vertaald naar vier
personages (lees: mensen die we allemaal kennen).
Zo wordt data-analyse volwassen. Hof: “We gebruiken pas 50 procent
van wat we kunnen. Dat is de basis: standaard-rapportages.” Hof
vertelt dat die rapportages steeds meer worden gebruikt. In 2014
nam de snelheid van de rapportages met gemiddeld 40 procent
toe. Het gebruik steeg met 27 procent. Het gebruik van het HR-
Dashboard onder de bijna 7.000 managers bij de overheid steeg met
20 procent. Dit alles dankzij het verbeterprogramma. De rode draad
daarbij was betere inzet van bestaande middelen. Hof: “Dus niet
oplossingen implementeren terwijl het probleem nog niet duidelijk is.
We wilden eerst iedereen aan de rapporten krijgen om überhaupt te
kunnen praten over toekomstige verbeteringen zoals geavanceerde
rapportages, strategische- en voorspellende analyses.”
SAP HR en SAP BI ontoereikend?
Dit verhaal gaat over harde feiten. En die zijn bij P-Direkt nooit
ver weg. Neem nou het feit dat momenteel ruim 5 procent van
de rijksambtenaren gebruik maakt van de PAS-regeling (Partiële
Arbeidsparticipatie Senioren), waarmee oudere medewerkers worden
gestimuleerd om te blijven werken door hun arbeidsduur op een
financieel gunstige wijze te verminderen. Deze 5 procent is gelijk aan
6.254 medewerkers en 1.737.555 uren PAS-verlof. Omgerekend staat
dat voor 950 fte in 2015, een aantal dat verder kan stijgen aangezien
momenteel nog eens 16 procent van de medewerkers recht heeft op
PAS-verlof. De komende 3 jaar kunnen daar nog ruim 12.000 oudere
medewerkers bij komen. Het zijn kraakhelder stuurgetallen.
“Een mooi voorbeeld voor gebruik van HR-metrics en -analytics
zien we ook bij Rijkswaterstaat”, aldus klantvraagmanager Sonja
ten Kroode. Zij sprak in het kader van het Programma Verbeteren
Informatievoorziening veel informatiespecialisten en HR-managers
en vertelt dat Rijkswaterstaat intensief gebruik maakt van een
maandelijksemonitorompersoneleontwikkelingentevolgen.P-Direkt
wordt daarbij veelvuldig als bron gebruikt. Gegevens over bezetting,
instroom en uitstroom per dienstonderdeel, de ontwikkeling van
de formatie versus bezetting, doorstroom tussen RWS-onderdelen,
functieschalen, wijzigingen van salarisschalen en toeslagen komen (in)
direct van P-Direkt.
Hof blikt vooruit: “Nu we meer inzetten op de kracht van HR-analytics,
kunnen we ons gaan richten op de toekomst. Met de HR-directeuren
van de ministeries hebben we afgesproken dat we samen strategische
HR-KPI’s gaan ontwikkelen die én ondersteunend zijn aan het primaire
proces én een voorspellend karakter moeten hebben. We willen van
reactief naar proactief.”
Daarnaast wordt meer ingezet op benchmarking, mobility en big data.
Hof: “We willen vaststellen hoe we mensen en middelen zo efficiënt
mogelijk kunnen organiseren. Welke middelen? Dat moet nog blijken.
Op dit moment bieden we rapporten uit SAP HR en SAP BI. Met de
huidige ambitie gaan we het daar waarschijnlijk niet mee redden. Ook
de steeds groter wordende set aan data verplicht ons verkenningen
te doen op het gebied van HANA en geavanceerdere BI-tooling. Wat
dat laatste betreft: Business Objects wordt nu ook op andere plaatsen
binnen onsministerie gebruikt. Wellicht gaanwemet die ontwikkeling
mee. Hergebruik staat immers hoog op de agenda van het Rijk.”
Sonja ten Kroode en Bas Hof
De rijksambtenaar in vier personages
De ene ambtenaar is de andere niet. Daarom stelde P-Direkt vier
personages samen op basis van gedrag (de wereldwijd toegepaste
Myer Briggs Type Indicator) en houding van ambtenaren tegenover
P-Direkt. Dit leidde tot vier ijkpersonen:
Caroline
is competitief en wil haar zaken snel enmakkelijk geregeld
hebben. Caroline beslist snel op basis van feiten, heeft vertrouwen
in P-Direkt en maakt gemakkelijk gebruik van de diensten.
Saïd
is een spontane gebruiker. Heeft begrijpelijke structuur nodig.
Beslist snel op basis van emotie en heeft vertrouwen in P-Direkt.
Voor Saïd is de drempel hoog om gebruik te maken van P-Direkt.
Marcel
moet alles kunnen overzien. Werkt methodisch en beslist
langzaam op basis van feiten, houdt graag de controle en heeft dus
niet het volledige vertrouwen in P-Direkt. Marcel maakt makkelijk
gebruik van de diensten van P-Direkt.
Henk
vindt het moeilijk om hulp te vragen. Beslist langzaam op
basis van emotie. Ook Henk houdt graag de controle. Voor Henk
is de drempel hoog om gebruik te maken van de diensten van
P-Direkt.
Magazine maart/15
7
1,2,3,4,5,6 8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,...36
Powered by FlippingBook