VNSG Magazine December 2015 - page 7

“Wij zijn al jaren een echte SAP-provincie; we hebben héél véél
SAP-producten. Bovendien waren we bezig met de implementatie van
SAP Payroll. Dit sloot daar naadloos bij aan. In onze ogen moesten we
dit oplossen met de Flexible Budgets module van SAP. We zochten
natuurlijk ook een leverancier die ons hierbij kon helpen. Na een
zorgvuldige selectie kwamenwe uit bij Launch!HCM, die inmiddels ook
de implementatie bij de provincie Noord-Holland hadden verzorgd.”
Noord-Brabant trok niet alleen op in dit project. Er zijn vier SAP
gebruikende provincies, waarvan twee ook SAP Payroll gebruiken.
Het landschap van Noord-Holland lijkt veel op dat van Noord-Brabant.
Beide provincies werken vaker samen. Zo ook met dit project.
Designstandaarden
De interface van de module Flexible Budgets was in een eerder project
bij Rabobank helemaal gecodeerd in UI5, SAP’s HTML5-variant.
Hij voldeed aan de hoge eisen van de Rabobank én aan alle nieuwe
designstandaarden van SAP. “Wat ons met name charmeerde, was het
feit dat de module zowel de keuzemogelijkheden als de budgetten in
één scherm laat zien”, vertelt De Zwager. “Normaal is dat gesplitst. Dan
kies je in het ene scherm het budget en maak je in een vervolgscherm
keuzes. De Rabo-variant echter, stelt medewerkers in staat om hun
keuzes te maken en laat vervolgens bovenin hetzelfde scherm direct
zien wat het effect van die keuzes is op de budgetten. Dat maakt het
spelen met de mogelijkheden veel intuïtiever.”
Hoewel iedereen laaiend enthousiast over de module was, kon hij niet
zonder meer in gebruik genomen worden. De interface was zó goed
dat SAP hem op de prijslijst wilde zetten. “Hij lag kant en klaar op de
plank”, vertelt consultant Jeroen Vermeulen. “Hij was door SAP zelfs
al tijdens een focusgroep meeting van de VNSG gepresenteerd. Alleen
moet zo’n innovatie eerst een heel proces doorlopen bij SAP voor hij op
de prijslijst komt. In nauwe samenwerking met SAP Nederland hebben
wedat proces kunnen versnellenen kondenwede ‘Rabobank interface’
ook bij de provincie Noord-Brabant en Noord-Holland gebruiken.”
Belangrijke rol voor change
De provincie heeft binnen dit project veel aandacht besteed aan de
veranderaspecten. “We hebben ervoor gekozen om al in een vroeg
stadium verschillende mensen mee te laten denken over de optimale
inrichtingvande interface”, vertelt deZwager. “Daartoeorganiseerden
we workshops waarin niet alleen HR, IT, de salarisadministratie en
juridische zaken vertegenwoordigd waren, maar ookmedewerkers die
niets met het proces zelf te maken hebben. Daarbij hebben we heel
nadrukkelijk gekozen voor mensen die in de regel sceptisch tegenover
dit soort veranderingen staan én voor mensen die niet dagelijks met
dit soort systemen werken. Door de meest kritische doelgroep al in
een vroeg stadium te betrekken, konden we de juiste specs voor de
interface opstellen én creëerden we bovendien draagvlak voor het
nieuwe proces.” Jeroen Vermeulen: “Ik heb in Excel een werkende
mock-up gebouwd waar we tijdens de workshops mee aan de slag
gingen. Op die manier maak je het heel inzichtelijk voor medewerkers
en krijg je waardevolle discussies over de beste indeling van het
scherm. Na afloop van die workshops hadden we alle requirements en
specificaties van de oplossing helder in beeld. Daarna zijn we meteen
gaan bouwen. Na zes weken was de oplossing klaar. We hebben de
oplossing daarna uitvoerig getest - hij liep als een zonnetje.”
Dagelijkse inloopsessies
De module ging live op 12 december 2014. Vervolgens hadden de
medewerkers van de provincie Noord-Brabant tot 15 januari de tijd om
keuzes te maken voor die maand. “Dat ging prima”, vertelt De Zwager.
“We hebben de eerste weken samen met PZ dagelijkse inloopsessies
georganiseerd waarbij mensen al hun vragen konden stellen. We
wilden tijdens die sessiesmensenkennis latenmakenmet verschillende
scenario’s. Wil je het bij het oude laten? Prima, dan zijn dit de stappen.
Maar kijk ook eens naar deze mogelijkheid. Of naar deze… Die sessies
werden onder meer bemand door de mensen die helemaal in het
begin van het traject meededen aan de workshops. Zij vervulden een
echte ambassadeursrol. Daarmee zorgden we dat het aanvankelijke,
gezonde wantrouwen al heel snel overging in enthousiasme. En, ook
belangrijk, uiteindelijk ontving iedereen z’n salaris keurig op tijd.”
Het Individueel KeuzeBudget sluit helemaal aan bij het nieuwe werken:
meer zeggenschap, keuzevrijheid en verantwoordelijkheid passend
bij persoonlijke wensen en doelen”, vertelt De Zwager. “Wij richten
onze processen steeds meer volgens dat principe in. Je hoeft bij ons
bijvoorbeeld niet van 9 tot 5 te werken. Je werkt een X-aantal werkbare
uren per jaar. Hoe je die tijd vervolgens over je werkdagen verdeelt,
bepaal je zelf. Flexibel omgaan met de inzet van je budget past daar
perfect bij. Je laat het allemaal naadloos aansluiten bij je levensfase.”
Magazine dec/15
7
Het aanvankelijke,
gezonde wantrouwen
ging al heel snel over
in enthousiasme
1,2,3,4,5,6 8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,...32
Powered by FlippingBook