VNSG Magazine September 2016 - page 10

10
Magazine sept/16
Op reis voor het werk. Vaak nodig als je bij een
internationaal bedrijfwerkt.Maar…declaraties
indienen,
bonnetjes
bewaren,
uitgaven
voorschieten, daar word je niet blij van. Het
kost tijd, vaak eigen tijd. Bij Lamb Weston /
Meijer hebben ze daar wat aan gedaan. Door de
implementatie van Concur is het indienen van
een reisdeclaratie nu een fluitje van een cent.
Veel tijd
Behalve 5 locaties in Europa heeft LW/M ook - verspreid over de wereld
- een groeiende marketing- en salesforce. De medewerkers reizen veel
voor hun werk en moeten dus veel reisdeclaraties maken. “Ze deden
dat met Excel-sheets waar de bonnetjes aan werden geniet en die dan in
een envelop naar Kruiningen werden gestuurd”, vertelt Wim Loomans,
interim-projectmanager IT bij LW/M. “De manager controleerde alles,
waarna de gegevens handmatig in SAP werden ingeboekt. Het kostte
medewerkers, managers en administratie veel tijd. Er was echt een
andere oplossing nodig omde salesforce op dit punt te ondersteunen.”
Ook creditcard
Voor die oplossing bekeek het bedrijf verschillende opties. Het gebruikt
Youforce als HR-systeem en dat heeft ook een declaratiemodule. “Maar
die is niet berekend op de grote aantallen uitgaven en bonnetjes waar
het bij ons om gaat”, zegt Loomans. “Ons moederbedrijf ConAgra
gebruikte al Concur en inKruiningen kregenwe regelmatig van collega’s
uit Amerika te horen: ‘Dat gaat bij ons een stukmakkelijker’. Uiteindelijk
hebben wij ook voor Concur gekozen. Zo’n 200 medewerkers die veel
reizen, gebruiken het nu en hebben tegelijk een company creditcard
gekregen. Zo hoeven ze hun uitgaven niet meer voor te schieten. Het is
een enorme vooruitgang en iedereen is er heel enthousiast over.”
Heel makkelijk
Concur heeft een app voor de smartphone en die maakt het declareren
heel makkelijk. Jemaakt een transactie aan en voegt een foto bij van het
bonnetje. Vervolgens toets je gegevens in over waar en waarvoor je de
uitgave doet, drukt op ‘send’ en alles wordt geüpload in Concur. Binnen
Concur kun je ook een rapport van je uitgaven maken, via de app of via
laptop of pc. Concur geeft precies aanwat jemoet invullen. Demanager
krijgt een bericht dat de medewerker een declaratie heeft ingediend,
checkt of alles klopt en compleet is en kan het vervolgens goedkeuren.
Het HR-beleid van Lamb Weston/Meijer (LW/M) is erop gericht medewerkers te ‘empoweren’ en
ze eigen verantwoordelijkheden te geven. Daarbij hoort ook het beschikbaar stellen van de juiste
tools. Dat was voor de directie van het bedrijf de belangrijkste overweging om Concur te imple-
menteren. Concur is sinds eind 2014 een SAP-company. Een eenvoudig door de medewerkers zelf
te gebruiken software-oplossing voor het beheer van (de kosten van) zakenreizen.
TEKST
Jos
• FOTOGRAFIE
Fluitsma Hans de Labije
Reisdeclaraties
zo gepiept
met Concur
1,2,3,4,5,6,7,8,9 11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,...32
Powered by FlippingBook