VNSG Magazine September 2016 - page 11

11
Magazine sept/16
Loomans: “Als we van een bepaald event of project alle
gemaakte reiskostenwillen zien, kunnenwe dat zo uit Concur
halen.”
Flinke besparing
De businesscase zag er zeer positief uit. De administratieve
handelingen (indienen, controleren, verwerken) van de
Excel-sheets kost € 75 tot € 100 per sheet. Met Concur is
dat werk niet meer nodig en dat levert een flinke besparing
op. ”Maar het grootste voordeel is dat we het de sales- en
marketingcollega’s makkelijk maken”, zegt Loomans. “Via
de app kunnen ze declaraties direct ter plaatse invoeren.
Ze zijn daar weinig tijd aan kwijt en kunnen dus meer tijd
besteden aan hun echte werk: sales. De performance van het
systeem is goed. En het is altijd bereikbaar, omdat het een
cloudoplossing is.”
Interacties afstemmen
Concur is een vrij simpel systeem, maar de implementatie
duurde toch driekwart jaar. Dat kwam doordat interacties
met externe partijen op elkaar moesten worden
afgestemd. Vanuit American Express en Elavon/US Bank
moesten er bijvoorbeeld feeds gemaakt worden om de
creditcardtransacties te laten binnenlopen in Concur. “Het
kostte veel tijd om die feeds te bouwen en goedgekeurd te
krijgen. Ook het regelen van de juridische en banktechnische
aspecten nam veel tijd in beslag. We hadden zelf weinig
invloed op het verloop daarvan. Ik adviseer anderen die de
implementatie van Concur overwegen, vroeg afspraken
met externe partijen te maken en daarop consequent te
monitoren.”
Concur centraal
Ook de communicatie tussen Concur en de andere cloud-
oplossingenYouforce,Visa(voorhetbeheervandecreditcards)
en het boekingssysteem AirGo van het eigen reisbureau VCK
Travel moest worden geregeld. Concur staat daarin centraal.
De stroom van boekingen van vluchten en hotels door VCK
Travel komt via American Express binnen in Concur. En de
stroom van creditcard-uitgaven van medewerkers loopt via
Elavon binnen in Concur. “We koppelen de stamdata uit die
verschillende cloud-oplossingen door een download in Excel.
Debasisgegevens zitten inYouforce. Alsdaarinwat verandert,
moetenwe dat nu handmatig aanpassen inConcur.Wewillen
datmet SAPProcessOrchestration (PO) automatiseren, zodat
de gegevens in Concur ook
meteen worden aangepast.”
De consultancy van Concur liep
voor een groot deel via webinars
en conference calls. “Misschien
niet zo prettig als face to face,
maar wel efficiënt.”
Interfacemaken
LW/M moest zelf de interface ontwikkelen voor de
communicatie tussen Concur en SAP. De integratie laat
namelijk na de overname van Concur door SAP nog even
op zich wachten. Daan van Dommele, applicatie-analist/
developer bij LW/M, bouwde de interface. “We hebben
gebruikgemaakt van de standaardexportmogelijkheden
binnen Concur. Met Youforce hadden we al ervaren
hoe je boekingen in SAP laat lopen. Daarop hebben we
voortgeborduurd. We downloaden nu handmatig de
gegevens uit Concur. Binnenkort gaan we SAP PO gebruiken
om die gegevens aan te leveren in SAP. Ik ga ervan uit dat
SAP een keer die stap overneemt, zodat Concur direct met
SAP ECC kan communiceren. Al met al ging het bouwen
van de interface goed, er waren weinig Concur-specifieke
zaken.”
Grotere groep
De 200 medewerkers die nu Concur gebruiken zijn vooral
salesmensen, maar ook engineers die veel reizen. “We
kijken nu hoe zij het systeem ervaren en perfectioneren het
op basis daarvan. Daarna rollen we het uit naar een grotere
groep. En we denken eraan op termijnmedewerkers ook hun
eigen reizen te laten boeken. We nemen daar de tijd voor
want daar zitten wat meer haken en ogen aan dan aan de
declaratiemodule.”
“Iedereen is er heel enthousiast over”
Seeing possibilities in potatoes
Lamb Weston
®
verkoopt hoogwaardige aardappelproducten in meer dan 100 landen over
de helewereld. LW/Mbedientmarkten inde EMEA-regio (Europa,Midden-Oosten, Afrika) en
Brazilië. Viaproactievepartnershipsmethaar klantenontwikkelt LW/Minventieveproducten
die het eten smakelijker maken voor de consument. LW/M heeft zijn hoofdkantoor in
Kruiningen (Nederland). Het bedrijf exploiteert 5 fabrieken: 3 inNederland, 1 in het Verenigd
Koninkrijk en 1 in Oostenrijk. In de EMEA-regio biedt LW/Mwerk aan 1.300mensen.
Daan van Dommele en Wim Loomans
1...,2,3,4,5,6,7,8,9,10 12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,...32
Powered by FlippingBook